-
Wybierz odpowiednią lokalizację: W pierwszej kolejności poszukaj idealnego miejsca na organizację konferencji. Weź pod uwagę charakter wydarzenia, liczbę gości i infrastrukturę oraz lokalne atrakcje danego hotelu czy centrum konferencyjnego. Z naszej perspektywy, im bardziej malowniczo położony jest hotel, tym przyjemniej jest łączyć w nim obecność w celach biznesowych z atrakcyjnym, prywatnym “czasem wolnym”. Na co jeszcze zwrócić uwagę? Sprawdź, czy hotel ma różnorodne opcje organizacji przestrzeni konferencyjnych oraz jak wygląda jego zaplecze techniczne, w tym sprzęt audio-wideo czy program atrakcji i menu.
-
Stwórz koncepcję wydarzenia i zaplanuj budżet: Kolejny krok to opracowanie szczegółowej koncepcji wydarzenia, zgodnej z rynkowymi trendami, jak i dostosowanej do oczekiwań uczestników oraz możliwości miejsca, w którym zdecydowaliśmy się na organizację konferencji. Sprecyzuj cele konferencji oraz ustal budżet, który masz do dyspozycji. To pomoże w wyborze odpowiednich opcji i kontrolowaniu kosztów. W Czarnym Potoku wspieramy naszych gości biznesowych już od pierwszych etapów organizacji eventu, pracując wspólnie z nimi nad jego ideą, szytą na miarę danego klienta.
-
Omów szczegóły i warunki umowy: Po dokonaniu rezerwacji przestrzeni konferencyjnej i zaakceptowaniu budżetu warto pochylić się nad formalnościami. Upewnij się, że we wzajemnych ustaleniach jasne i transparentne są wszystkie warunki dotyczące rezerwacji, w tym cena, harmonogram płatności, polityka anulacji oraz wszelkie dodatkowe usługi (np. catering czy zakwaterowanie dla uczestników).
-
Przejdź do planowania konferencji: Po przejściu przez etap pracowania nad koncepcją eventu i kwestiach formalnych, pora na tzw. dogrywanie szczegółów przy ścisłej współpracy z hotelem. Co warto wziąć pod uwagę przy tym punkcie organizacji konferencji?
- kwestie logistyczne - zorganizuj transport dla uczestników, jeśli jest to konieczne, oraz zapewnij im informacje i wskazówki dotyczące dojazdu do hotelu. Zadbaj także o plan sesji, rozkład czasowy i wszelkie potrzebne materiały konferencyjne.
- catering - skonsultuj się z hotelem w sprawie opcji cateringowych i wybierz menu odpowiednie dla uczestników (np. przerwy kawowe, lunch). Wbrew pozorom, strona kulinarna wydarzeń jest bardzo istotna dla wielu uczestników, warto więc postawić na miejsce, którego kuchnia cieszy się dobrą opinią wśród gości
- zaplecze techniczne: upewnij się, że wybrane przez Ciebie przestrzenie konferencyjne są wyposażone w nowoczesny, poprawnie działający sprzęt, pozwalający na realizację, w zależności od potrzeb, także wydarzeń hybrydowych
-
Pomyśl o zarządzaniu rejestracją i regularnej komunikacji: Gdy szczegóły są już dopięte na ostatni guzik, pora przejść do szerokiej komunikacji i promocji wydarzenia. Ponadto, nie należy zapominać też o zorganizowaniu systemu rejestracji dla uczestników oraz przekazaniu im wszelkich potrzebnych informacji organizacyjnych przed konferencją. Bądź w kontakcie z uczestnikami. Regularnie informuj ich o najważniejszych szczegółach dotyczących konferencji, w tym o zmianach w programie, a także wysyłaj im przypomnienia przed wydarzeniem.
-
Zrób podsumowanie wydarzenia: Po zakończeniu konferencji przeprowadź obiektywną ocenę wydarzenia, najlepiej poprzez zebranie opinii bezpośrednio od jej uczestników. Przeanalizuj wyniki w celu ewentualnej poprawy organizacji przyszłych konferencji.
Zastosowanie się do powyższych wskazówek pomoże Ci w skutecznej organizacji konferencji biznesowej w hotelu, zapewniając profesjonalne i efektywne wydarzenie dla wszystkich uczestników. Jeśli chcesz zaplanować event biznesowy w naszym hotelu - skontaktuj się z nami konferencje@hotelczarnypotok.pl
Poznaj wiosenno-letnie możliwości organizacji konferencji czy wyjazdu firmowego:
https://www.hotelczarnypotok.pl/konferencje/wiosenno-letnie-wyjazdy-incentive-do-krynicy-zdroj
